Warum Sie Verträge der betrieblichen Altersvorsorge Ihrer Mitarbeiter*innen nur mit Vorsicht übernehmen sollten

Bei der Übernahme oder Einstellung neuer Mitarbeiter in Ihrer Zahnarztpraxis kann die Frage der betrieblichen Altersvorsorge (bAV) zu einer bedeutenden Herausforderung werden. Viele Praxisinhaber stehen vor der Entscheidung, ob bestehende bAV-Verträge der Mitarbeiter vom vorherigen Arbeitgeber übernommen werden sollen. In diesem Blog erklären wir, warum es oft besser ist, diese Verträge beitragsfrei zu stellen und in ein neues oder bestehendes Praxiskonzept zu integrieren.

Nachteile der Übernahme bestehender bAV-Verträge

Die Übernahme bestehender bAV-Verträge kann zunächst verlockend erscheinen, birgt jedoch mehrere Nachteile:

Erhöhter Verwaltungsaufwand und Kosten:

Die Integration verschiedener Anbieter kann den administrativen Aufwand erheblich steigern. Dies führt nicht nur zu höheren Kosten, sondern auch zu einem komplexen Verwaltungsprozess.

Beispiel: Eine Mitarbeiterin geht in Elternzeit, und ihr Vertrag soll während dieser Zeit beitragsfrei gestellt werden. Wenn jede Mitarbeiterin oder jeder Mitarbeiter einen anderen Anbieter hat, verliert man schnell den Überblick und muss ständig nachsehen. Dies lässt sich vermeiden, wenn man als Inhaber einer Zahnarztpraxis einen zuverlässigen Anbieter wählt, der die besten Tarife hat, das Geschäft schon lange betreibt und eine solide Finanzbasis vorweisen kann. Jeder Versicherer dokumentiert wichtige Daten anders, was auch für den Steuerberater relevant ist. Wollen Sie wirklich jedes Dokument einzeln durchsuchen? Das kostet Zeit und somit Geld. Ein einziger Anbieter kann hier Abhilfe schaffen.

Intransparenz und Mitarbeiterunzufriedenheit:

Unterschiedliche Vertragsbedingungen können bei den Mitarbeitern Verwirrung und Missgunst hervorrufen, was das Arbeitsklima negativ beeinflussen und zu Unzufriedenheit führen kann.

Beispiel: Auch für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist es beunruhigend, wenn jeder einen anderen Anbieter hat. Es kann kein Teamgefühl entstehen. Wie schön wäre es, wenn sich das Team beim Small Talk darüber unterhält, dass der Arbeitgeber den besten Anbieter für alle ausgewählt hat. Besonders für neue Mitarbeiter:innen ist eine klare, transparente Struktur in der bAV wichtig, um sich nicht nur in das bAV-Konzept einzufinden, sondern auch offen für die bestehenden Strukturen zu sein. Häufig kommen Mitarbeiter:innen aus Praxen, in denen es an Struktur mangelte und jeder sein eigenes Süppchen kochte. Früher oder später werden auch Ihre Mitarbeiter:innen über ihre Gehälter und die bAV sprechen, und da kann ein „gesunder Obstkorb“ schnell anfangen zu faulen.

Rechtliche Unsicherheiten:

Die Übernahme einer Altzusage ohne genaue Kenntnis ihres Inhalts kann zu rechtlichen Problemen führen. Oftmals sind mit Altzusagen Bedingungen verknüpft, die nicht mehr zeitgemäß oder sogar rechtlich problematisch sind.

Beispiel: Ihre Mitarbeiterin findet zwei Jahre nach der Übernahme des Vertrages vom alten Praxisinhaber ein Dokument, das besagt, dass sich der Zuschuss zur bAV nach Praxiszugehörigkeit verdoppelt und später sogar verdreifacht. Haben Sie diese arbeitgeberfinanzierte bAV-Version übernommen, müssen Sie diese Erhöhungen akzeptieren, ebenso wie die Reaktionen des Teams, wenn sie davon erfahren.

Risikoübernahme:

Fehler oder gesetzliche Änderungen, die in den Altverträgen nicht berücksichtigt wurden, gehen mit der Übernahme auf die neue Praxis über. Dies kann unvorhergesehene finanzielle Belastungen nach sich ziehen.

Beispiel: In der bAV ist in der Regel garantiert, dass zumindest die eingezahlten Beiträge wieder ausgezahlt werden, sofern nichts anderes vereinbart wurde. Es gibt jedoch Anbieter und Tarife, bei denen dies nicht der Fall ist, wodurch eine Unterdeckung entsteht. Für diese haften Sie als Praxisinhaber:in.

Ungleichbehandlung gemäß AGG:

Besonders problematisch ist es, wenn hochqualifizierte Fachkräfte wie zahnmedizinische Fachangestellte (ZMF) arbeitgeberfinanzierte bAV-Verträge mitbringen, die anderen Mitarbeitern nicht gewährt werden. Dies kann zu Ansprüchen auf Gleichbehandlung führen und weitere finanzielle Verpflichtungen nach sich ziehen.

Beispiel: Sie stellen eine neue Mitarbeiterin ein und übernehmen ihren vom vorherigen Praxisinhaber finanzierten bAV-Vertrag. Um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, müssen Sie diesen Vorteil jetzt allen Mitarbeiter:innen, die gemäß dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) der gleichen Ebene zugeordnet werden können, ebenfalls gewähren. Besonders bei ZMFs sind häufig hohe arbeitgeberfinanzierte Verträge zu finden. Durch den Fachkräftemangel wächst der Druck, solche Verträge leichtfertig zu übernehmen, weil der Praxisinhaber froh ist, überhaupt eine so gute Mitarbeiterin gefunden zu haben. Was machen da schon 100 Euro zusätzlich für die bAV? Ein kurzer Gedanke mit weitreichenden Folgen, denn ab diesem Punkt müssen alle anderen Mitarbeiter:innen ebenfalls 100 Euro erhalten.

Vorteile der Neugestaltung der bAV

Um diese Risiken zu vermeiden, empfiehlt es sich, bestehende bAV-Verträge beitragsfrei zu stellen und in ein neues, einheitliches Praxiskonzept zu überführen. Dies gewährleistet:

> Einheitlichkeit und Transparenz in der Handhabung der bAV.

> Rechtssicherheit, da alle Verträge den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

> Kosteneffizienz durch die Vermeidung überflüssiger Verwaltungsaufgaben.

> Zufriedenheit und Gerechtigkeit unter den Mitarbeitern durch gleichberechtigte Behandlung.

Handlungsempfehlung zur Übernahme von bAV-Verträgen

Beim Umgang mit bAV-Verträgen gibt es bestimmte Aspekte, die besondere Aufmerksamkeit erfordern. Insbesondere die Übernahme von Verträgen, die ausschließlich durch den Arbeitnehmer über Entgeltumwandlung finanziert werden, könnte sinnvoll sein. Solche Verträge bergen nicht das Risiko, dass der Praxisinhaber gezwungen wird, allen Mitarbeitenden AGG-konform eine arbeitgeberfinanzierte bAV zu gewähren. Seit dem 1. Januar 2019 ist jedoch ein Arbeitgeberzuschuss von 15 % verpflichtend, sofern der Arbeitnehmer durch Entgeltumwandlung in die bAV einzahlt. Weitere Informationen finden Sie in unserem Blog: Wichtige Änderungen in der bAV für die Zahnarztpraxis.

Es ist zudem zu beachten, dass in jedem Vertrag zur Entgeltumwandlung Abschlusskosten enthalten sind. Es sollte im Sinne und zum Vorteil der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer entschieden werden, dass nicht unnötig Kosten verursacht werden. Als Praxisinhaber ist es ratsam, solche Aspekte zu berücksichtigen, um eine kosteneffiziente und gerechte Lösung für alle Beteiligten sicherzustellen.

Darüber hinaus sollten rein arbeitgeberfinanzierte Verträge mit Vorsicht behandelt werden. Es ist ratsam, solche Verträge nicht ohne weiteres zu übernehmen, es sei denn, sie können nahtlos in ein bestehendes bAV-Konzept der Praxis integriert werden. Ein einheitliches bAV-Konzept stellt sicher, dass alle Regelungen den aktuellen rechtlichen Anforderungen entsprechen und schützt die Praxis vor rechtlichen Herausforderungen.